河南?。ㄐ锣l(xiāng)醫(yī)學院）醫(yī)藥衛(wèi)生類查新站規(guī)章制度

河南?。ㄐ锣l(xiāng)醫(yī)學院）醫(yī)藥衛(wèi)生類查新站查新規(guī)章制度健全，制定了多項管理制度：《查新站職責與義務(wù)用戶須知》、《查新人員工作規(guī)范》、《查新咨詢專家行為規(guī)范》、《查新用戶須知》、《查新委托制度》、《查新工作審核制度》等，規(guī)范了查新業(yè)務(wù)管理。

一、查新工作站職責與義務(wù)

（一）查新工作站職責

1. 認真執(zhí)行科技部、教育部的有關(guān)政策和規(guī)定，遵循實事求是、質(zhì)量第一、科學公正的原則進行工作。

2. 對本單位查新咨詢工作人員進行培訓、教育、考核及獎懲；參加授權(quán)部門舉辦的有關(guān)會議、業(yè)務(wù)培訓、學術(shù)活動，并承擔科研及其他有關(guān)任務(wù)。

3. 查新工作站必須保證查新咨詢質(zhì)量，對其出具的查新報告負責。如發(fā)生查新咨詢糾紛，接受授權(quán)部門的質(zhì)詢、調(diào)查和處理、或接受法律仲裁。

4. 查新檢索人員因玩忽職守、徇私舞弊，出具錯誤或不合格查新報告，由查新單位負責，并追究有關(guān)人員的責任。

（二）查新單位義務(wù)

1. 查新工作站有為委托查新單位或個人保守技術(shù)秘密的義務(wù)。

2. 委托查新單位或個人對所出具的查新檢索結(jié)論持有異議而理由正當者，查新工作站有復查義務(wù)。

3. 查新工作站有認真負責，保證查新質(zhì)量，如實提供證明材料的義務(wù)。

二、查新人員工作規(guī)范

（一）查新工作人員守則

1. 查新人員要有奉獻精神，愛崗敬業(yè)，兢兢業(yè)業(yè)地做好每個項目的查新工作。

2. 嚴格按照查新工作程序和規(guī)章制度辦事，熱情為用戶服務(wù)。

3. 查新人員應詳細詢問用戶，了解查新項目的主要技術(shù)特征、參數(shù)、指標或發(fā)明點、創(chuàng)新點、技術(shù)進步點，并索取必要的技術(shù)資料，在閱讀的基礎(chǔ)上確定主題詞、檢索策略、檢索范圍以及數(shù)據(jù)庫、檢索刊、檢索年限等。

4. 在檢索查新過程中，應根據(jù)需要不斷修正檢索參數(shù)、檢索范圍、檢索策略和主題詞，直至全面、準確地查到所需的相關(guān)對比文獻。

5. 工作人員對用戶提供的技術(shù)資料和技術(shù)內(nèi)容負有保密責任，不得對外泄露，如發(fā)現(xiàn)有泄露行為，將給予紀律處理。

（二）查新工作人員職責

1. 承擔國家及教育部科研立項、成果申報和其他重要科技項目立項的查新咨詢工作，在認真做好文獻情報檢索的基礎(chǔ)上，著重做好分析對比、新穎性評價、復查審核等項工作。

2. 熟悉和執(zhí)行查新咨詢工作的有關(guān)政策、規(guī)定和制度，做好各項查新咨詢服務(wù)工作。

3. 具有良好的職業(yè)道德、實事求是的科學態(tài)度和嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L。

4. 積極參與技術(shù)培訓、學術(shù)會議和其他有關(guān)學術(shù)活動，努力學習有關(guān)政策、理論、技能和最新科技知識，特別要注重了解、掌握國內(nèi)外醫(yī)學科技發(fā)展戰(zhàn)略、方針政策、規(guī)劃計劃以及發(fā)展現(xiàn)狀等，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合分析能力。

三、查新咨詢專家行為規(guī)范

查新機構(gòu)應當建立查新咨詢專家?guī)?，充分發(fā)揮查新咨詢專家的作用，以提高查新質(zhì)量。所聘請的咨詢專家應對查新項目所屬專業(yè)有較豐富的理論知識和實踐經(jīng)驗，熟悉國內(nèi)外該領(lǐng)域科學技術(shù)發(fā)展狀況，在該領(lǐng)域有一定的權(quán)威性，并熟悉查新判斷分析的原則和要點，以及具備嚴謹?shù)目茖W態(tài)度、良好的職業(yè)道德和執(zhí)著精神。

查新咨詢專家應當遵守以下行為規(guī)范：

（一）不得摻雜私利。在向查新機構(gòu)提供查新咨詢服務(wù)時，應當客觀、公正。

（二）維護查新項目所有者的知識產(chǎn)權(quán)。關(guān)于查新項目的所有材料應當全部退還查新機構(gòu)，不得向其他組織或個人擴散，不得非法占有、使用、提供、轉(zhuǎn)讓他人的科技成果。

（三）不得向查新機構(gòu)明確指定的人以外的組織或者個人披露關(guān)于查新項目的科學技術(shù)內(nèi)容和查新結(jié)論。

（四）不得以個人身份接觸查新委托人、成果完成人、成果使用者、課題組成員、課題下達者或者課題委托者，如確需核實補充某方面信息，可向查新機構(gòu)提出要求。

（五）不能使用、依賴沒有充分依據(jù)支持的、關(guān)于某些特征的結(jié)論和判斷；也不能使用、依賴未經(jīng)充分依據(jù)支持的、認為這些特征綜合在一起可能會使查新項目的查新結(jié)論最好化或者最差化的判斷。

（六）應當在與查新機構(gòu)商定的時間內(nèi)完成查新咨詢事務(wù)。

（七）提供的查新咨詢意見應當清晰、準確地反映查新項目及其相關(guān)情況的實際，不得誤導。查新咨詢意見應當包含足夠的信息，使得查新機構(gòu)能夠正確理解。

（八）不得以各種方式收取查新機構(gòu)之外的任何組織、個人提供的有關(guān)查新產(chǎn)咨詢費或者有價物品。

四、查新用戶須知

為作好課題查新服務(wù)，保證查新工作的獨立、客觀、公正，特擬定以下注意事項：

（一）為使查新委托能順利進行，前來辦理查新事宜的委托人應熟悉所委托的查新項目。

（二）用戶應明確待查新課題類型，查新課題主要分為立項查新、成果查新和申報獎勵查新三類，立項查新包括申報各級、各類科技計劃，科研課題開始前的資料收集等；成果查新和申報獎勵查新包括為開展成果鑒定、申報獎勵等。

（三）用戶應明確查新范圍，分為國內(nèi)、國內(nèi)外兩種。

（四）用戶必須認真填寫《科技查新委托書》，具體填寫參考“查新工作實施細則”；

（五）用戶務(wù)必提供一套能詳細描述待查新課題（或發(fā)明）的技術(shù)資料及參考文獻。如研究工作報告、技術(shù)報告、實驗報告、測試報告、用戶報告、鑒定證書及查新委托人列出的與待查新項目密切相關(guān)的國內(nèi)外文獻，應盡可能注明文獻的著者、題目、刊名、年、卷、期、頁等。如用戶不能提供上述資料，則本站有權(quán)拒絕接受該查新委托，如因用戶提供資料不實，造成查新失誤的，我機構(gòu)也概不負責。

（六）為使查新取得最佳效果，請用戶與查新人員密切配合，詳細介紹待查新課題的技術(shù)背景；但查新委托人不得干涉查新活動，不得向查新人員施加任何傾向性影響。

（七）一年以前的查新報告不予補查，必須重新委托查新。

（八）查新工作是一項科學性很強的工作，為確保查新工作的質(zhì)量，一般需要五至十個工作日（遇節(jié)假日順延），請用戶安排好委托時間。

五、查新委托制度

（一）為確?？萍疾樾鹿ぷ黜樌_展，為委托人提供高質(zhì)量的《科技查新報告》，規(guī)范查新需求、溝通信息、提供資料、簽訂合同等行為，特制定本制度。

（二）委托人可通過電話、E-mail或當面向本查新機構(gòu)提出查新申請，由查新值班人員指導委托人獲取和填寫《科技查新委托書》，將《科技查新委托書》提交至本查新機構(gòu)工作人員或E-mail至指定郵箱。

（三）查新人員應與委托人就查新合同中的科學技術(shù)要點、檢索詞、查新點等充分溝通，委托人應提供有關(guān)參考文獻、立項申請書、可行性研究報告等給查新人員，積極配合查新需要，但不得干預查新人員客觀、獨立地給出查新結(jié)論。

（四）委托人不得在完成委托后隨意更改查新課題主要技術(shù)要點或查新點，若確需更改，應征得查新人員同意，重新確定報告日期。

（五）一年以前的查新報告可進行補充查新，兩年以上的查新必須重新委托查新。

（六）查新業(yè)務(wù)實行有償服務(wù)，收費標準按有關(guān)部門規(guī)定制定。最終查新結(jié)論不影響查新費用。查新項目已接受委托，若委托人提出取消查新，若查新報告已完成，委托人則需支付全部費用。

六、查新工作審核制度

（一）查新人員在完成檢索工作及擬寫好查新報告后，應將全部檢索材料和查新報告初稿送交具有高級技術(shù)職稱的審核查新員審核。

（二）審核查新員須審查查新員所進行的查新程序是否規(guī)范。

（三）審核查新員確定的檢索工具、數(shù)據(jù)庫選擇是否合適；查新員選擇的檢索詞及分類欄目是否恰當，檢出的文獻是否為同類研究文獻，可比文獻是否恰當。

（四）審核查新員收集到的相關(guān)文獻是否齊全，對提出的密切相關(guān)文獻判斷是否正確。

（五）判斷查新結(jié)論是否客觀和準確；查新報告是否規(guī)范；對查新結(jié)論中的觀念性錯誤、表達不確切之處及語病進行修改，并向查新員提出審查意見，供補充修改；經(jīng)查新員重新修改并確定準確無誤后，審核人員方可簽字認定。

（六）經(jīng)審核不合格的查新報告，應查明原因和責任，并及時重查；因工作敷衍塞責而造成查新不實的，應給予批評，甚至暫停其查新資格。

河南?。ㄐ锣l(xiāng)醫(yī)學院）醫(yī)藥衛(wèi)生類查新站規(guī)章制度由圖書館（檔案館）負責修訂和解釋。

查新工作實施細則

科技立項和成果評價等查新工作是推進立項科學化及科技成果管理工作規(guī)范化的一個重要環(huán)節(jié)，是一項既嚴肅又具有很強科學性的工作。為確保查新工作質(zhì)量，全面貫徹上級有關(guān)規(guī)定的精神，特制定如下查新工作實施細則，本單位查新工作人員務(wù)必遵照執(zhí)行。其內(nèi)容主要有：

一、委托查新項目的受理

（一）原則

    1. 委托查新項目由查新接待人員負責接洽、咨詢、正式受理。

    2. 有下列情況之一時，接待人員可以拒絕接受查新委托。

（1）委托查新項目不屬本單位查新專業(yè)范圍；

（2）查新委托人不能出具與查新內(nèi)容相關(guān)的技術(shù)資料；

（3）經(jīng)多次溝通，查新委托人仍不能明確列出查新項目的查新點；

（4）查新委托人要求的交付報告時間過短，以致難以保證查新質(zhì)量。

（二）委托受理程序

1. 指導查新委托人填寫《科技查新委托書》，同時提醒委托人認真閱讀“委托須知”。

2. 檢查委托人所填寫查新委托書相關(guān)內(nèi)容是否全面、準確。

3. 請委托人提交能詳細描述項目的技術(shù)資料，如項目的技術(shù)背景資料、總結(jié)報告、成果申請表或研制報告、所發(fā)表相關(guān)文獻等，初步審查委托人提交的資料是否完備，是否符合查新要求。

4. 與委托人認真溝通，聽取關(guān)于查新項目的情況介紹，了解項目的技術(shù)背景、研究內(nèi)容、研究方法及技術(shù)特點，了解用戶所掌握的該項目與同類研究的不同之處，初步判斷查新項目的新穎點。

5. 與查新委托人就相關(guān)問題達成共識。如：查新要求、查新范圍、查新報告出具時間、查新費用等。

6. 查新接待人員開具校內(nèi)經(jīng)費轉(zhuǎn)賬單，委托人去財務(wù)部辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)，完成轉(zhuǎn)賬后提供給查新人員相關(guān)憑證，由查新接待人員填寫查新報告委托登記表。

二、查新檢索工作的實施

（一）檢索前準備

在檢索前，查新員要做好以下幾項準備工作：

1. 認真、仔細地閱讀查新項目的資料、分析查新委托人提出的查新點與查新要求，了解查新項目的科學技術(shù)要點。

2. 明確檢索目的。

3. 根據(jù)檢索目的初步確定查證主題的特指程度和學科范圍的專指程度，使主題概念及相應檢索詞能準確地反映查新項目的核心內(nèi)容。

4. 確定檢索文獻的類型和檢索的專業(yè)范圍、時間范圍。

（二）確定檢索年限

文獻檢索的年限應視查新項目類別、研究領(lǐng)域的發(fā)展情況而定，一般從查新之日前推10年到15年，技術(shù)轉(zhuǎn)化和開發(fā)及其他類查新，從查新之日前推15年到20年。

（三）確定檢索范圍和檢索工具

1.基本原則

查新員在完成以上檢索準備后，應根據(jù)委托人提供的使用文獻情況，確定檢索范圍和選擇檢索工具。在確定檢索范圍和選擇檢索工具時應遵循以下基本原則：

（1）檢索詞的確定和聯(lián)機檢索策略的制定應力求查全、查準，保證質(zhì)量。

（2）檢索詞選擇要考慮能夠表達檢索概念的所有不同的詞，如：同義詞、隱含詞、替代詞、縮寫詞、以及檢索詞的英、美不同拼寫法等。

（3）檢索時，每一國內(nèi)外（國外）查新項目外文文獻部分，均應根據(jù)課題要求需經(jīng)過Dialog國際聯(lián)機檢索。

（4）所有涉及委托項目的中文數(shù)據(jù)庫均必須檢索，放寬檢索范圍，通過人工判斷對文獻進行篩選，以防漏檢。

（5）查新員檢索出有關(guān)題錄或文摘后，與委托人提供的技術(shù)資料進行對比分析，作出正確判斷，密切相關(guān)文獻必須查找原文，復印件應作為查新報告的附件。

三、撰寫查新報告

查新報告是查新機構(gòu)用書面形式就查新事務(wù)及其結(jié)論向查新委托人所做的正式陳述。查新員所出具查新報告內(nèi)容應當符合查新委托要求，應如實地反映檢索情況和檢索結(jié)果。

（一）查新報告具體內(nèi)容

1. 查新報告編號，查新項目名稱，查新委托人姓名，查新委托日期，查新機構(gòu)的名稱、地址、郵政編碼、電話，查新員和審核員姓名，查新完成日期。

2. 查新目的、查新項目的科學技術(shù)要點、查新點與查新要求、文獻檢索范圍及檢索策略、檢索結(jié)果、查新結(jié)論。

3. 查新委托人要求提供的其他內(nèi)容。

（二）查新報告基本要求

1. 查新報告采用科技部規(guī)定的格式；內(nèi)容符合查新委托要求；提交的時間和方式符合雙方的約定。

2. 查新報告應當采用描述性寫法，使用規(guī)范化術(shù)語，文字、符號、計量單位應當符合國家現(xiàn)行標準和規(guī)范要求；不得使用含意不清、模棱兩可的詞句；應當包含足夠的信息，使查新報告的使用者能夠正確理解。

3. 查新報告中的任何分析、科學技術(shù)特點描述、每一個結(jié)論，都應以客觀事實和文獻為依據(jù)，完全符合實際，不包含任何個人的主觀判斷和偏見。

4. “文獻檢索范圍及檢索策略”應當列出查新員對查新項目進行分析后所確定的檢索系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、年限、檢索詞等。

5. “檢索結(jié)果”應當反映出通過對所檢數(shù)據(jù)庫命中的相關(guān)文獻情況及對相關(guān)文獻的主要論點進行對比分析的客觀情況。

檢索結(jié)果應當包括下列內(nèi)容：

（1） 對所檢數(shù)據(jù)庫命中的相關(guān)文獻情況進行簡單描述；

（2） 依據(jù)檢出文獻的相關(guān)程度分國內(nèi)、國外兩種情況分別依次列出；

（3） 對所列主要相關(guān)文獻逐篇進行簡要描述（一般可用原文中的摘要或者利用原文中的摘要進行抽提），對于密切相關(guān)文獻，可節(jié)錄部分原文并提供原文的復印件作為附錄。

6. 查新結(jié)論應當客觀、公正、準確、清晰地反映查新項目的真實情況，不得誤導。

查新結(jié)論應當包括下列內(nèi)容：

（1） 相關(guān)文獻檢出情況；

（2） 檢索結(jié)果與查新項目各查新點的對比分析；

（3） 根據(jù)對比分析做出客觀性結(jié)論。

7. 查新員應當根據(jù)查新項目的查新點，將檢索結(jié)果分為密切相關(guān)文獻和一般相關(guān)文獻。

8. 檢索附件包括密切相關(guān)文獻的題目、出處及其原文復制件；一般相關(guān)文獻的題目、出處及其文摘。

9. 有效的查新報告應當具有查新員和審核員的簽字，加蓋查新機構(gòu)的科技查新專用章。

四、查新報告的審核

查新人員在完成檢索工作及擬寫好查新報告后，應將全部檢索材料和查新報告初稿送交具有高級技術(shù)職稱的科技查新審核員審核，審核員須審查查新員所進行的查新程序是否規(guī)范；查新員確定的數(shù)據(jù)庫是否合適；選擇的檢索詞及分類欄目是否恰當；檢出的文獻是否為同類研究文獻；可比文獻是否恰當；查新員收集到的相關(guān)文獻是否齊全；對提出的文獻判讀是否正確；查新結(jié)論是否客觀和準確；查新報告是否規(guī)范；并向查新員提出審查意見，供補充修改。

經(jīng)審核不合格的查新報告，應查明原因和責任，及時重查；因工作敷衍塞責而造成查新不實的，應給予批評，直至暫停其查新資格。

五、文件歸檔

（一）查新檔案內(nèi)容

每一查新項目的檔案均應包括保存兩種形式：書面材料形式和電子版本形式。

書面材料包括：查新委托書、查新報告（包括附件）、查新項目的主要科學技術(shù)資料、查新人員的工作記錄等。

電子形式包括：查新報告和相關(guān)檢索結(jié)果。

（二）查新檔案管理

每一個查新項目的相關(guān)材料由該項目的查新員負責收集、整理、歸檔。查新完成之后，所有關(guān)于該項目的材料應當及時移交檔案保管人員。

電子版本的查新報告及相關(guān)文獻檢索結(jié)果也同時由查新員發(fā)送給檔案保管人員進行歸檔。

                                                                                           圖書館（檔案館）

                                                                             二〇二四年三月